Planear un viaje de negocios no es una tarea fácil ya que requiere de una organización y control detallado de gastos para que realmente sea llevado a cabo con éxito y eficiencia sin preocupaciones por gastos imprevistos.
En este blog te mostraremos cómo crear un presupuesto para tu próximo viaje de negocios.
1. Define los objetivos del viaje
Antes de empezar a calcular los gastos, es importante tener claro el propósito del viaje. Esto determinará los servicios y recursos que necesitarás. Para ello considera el tiempo del viaje, las actividades y reuniones programadas, las herramientas o materiales que se necesitarán, entre otros detalles.
2. Estima costos de transporte
El transporte suele ser uno de los mayores gastos en un viaje de negocios. Asegúrate de incluir boletos de avión, tren, estacionamientos, gasolina, arrendamiento de autos y en el caso de este último, no te olvides de aprovechar los beneficios fiscales que ofrece la renta de autos para empresas.
3. Gastos de hospedaje
Es de vital importancia buscar y elegir alojamientos que combinen comodidad y conveniencia para facilitar las actividades laborales de los viajeros. Además lo ideal es elegir aquellas opciones que están cerca de las oficinas o eventos que visitará el equipo para minimizar los gastos de transporte.
4. Incluye viáticos
Haz un presupuesto que cubra los gastos estimados en comidas diarias, bebidas, propinas, etc.
Si tu empresa tiene una política de viáticos, asegúrate de conocer los límites permitidos para evitar gastos que no puedan ser reembolsados.
5. Agrega costos de reuniones o eventos
Si asistirás a eventos, conferencias o reuniones, incluye en tu presupuesto tarifas de inscripción, materiales adicionales como folletos o tarjetas de presentación, alquiler de salas de reuniones o stand, entre otros gastos.
6. Fondo para imprevistos
En cualquier viaje pueden surgir gastos inesperados. Por eso es importante destinar un porcentaje del presupuesto como fondo de emergencia que pueda cubrir retrasos en transporte, reparaciones, cambios en tarifas, etc.
Esperamos que esta información te sea útil al momento de elaborar un presupuesto para tener un viaje de negocios exitoso.
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